In den vorangegangenen 9 Beiträgen habe ich mich hauptsächlich mit dem eigentlichen Pitch beschäftigt und Ihnen, neben dem klassischen Full-Size-Pitch sieben weitere alternative Pitch-Arten vorgestellt, die Werbungtreibenden wie Agenturen dabei helfen können, wertvolle Ressourcen, wie Zeit, Manpower und Geld zu sparen. (Eine vollständige Liste der hier beschriebenen Pitch-Alternativen finden Sie weiter unten in diesem Post.)

Ganz egal, für welche Pitch-Methode Sie sich letztlich entscheiden, mindestens genauso wichtig, wie eine professionelle und faire Durchführung des Pitches ist die gute Vorbereitung. Ein kluger Mann hat einmal gesagt: "Wer hohe Türme bauen will, muss lange beim Fundament verweilen." Das Fundament jedes erfolgreichen Pitches ist die sogenannte Pre-Pitch-Phase. Und wie man sich optimal auf den bevorstehenden Pitch vorbereitet möchte ich ihnen heute hier erläutern.

Die professionelle Pre-Pitch-Phase oder Vorbereitung besteht aus folgenden sieben wichtigen Schritten:

1. Das Anforderungsprofil definieren und abstimmen.
Falls Sie als Werbungtreibender bereits Erfahrungen mit Agenturen haben, wird es Ihnen sicher leicht fallen, aufzuschreiben, was genau Sie von ihrem neuen Agenturpartner erwarten. Was hat Ihnen gut gefallen, an der bisherigen Zusammenarbeit? Was muss mit dem neuen Partner definitiv besser werden? Welche Agenturgröße wäre ideal für Sie? Spielt räumliche Nähe eine Rolle? Welche Erfahrungen und Skills sollte der neue Agenturpartner mitbringen? Suchen Sie eher eine solide Networkagentur oder einen kreativen Hot-Shop, eine Boutique-Agentur? Ganz wichtig ist, dieses Anforderungsprofil mit allen Entscheidern und Stakeholdern abzustimmen. Nichts ist schlimmer, als wenn die Shortlist steht und z. B. der CEO eine gänzlich andere Vorstellung von einem neuen Agenturpartner hat, als das Marketing. Der New Business Doctor hilft Ihnen sehr gerne dabei, anhand der richtigen Fragen ein aussagekräftiges Anforderungsprofil für Ihren nächsten Pitch zusammenzustellen.

2. Entscheiden, welches Pitch-Format das beste ist.
Nicht immer ist der klassische Full-Size-Pitch das beste Pitch-Format für einen Werbungtreibenden auf Agentursuche. Alternative Pitch-Formate habe ich Ihnen hier im Rahmen meiner Reihe "Besser-Pitchen" bereits vorgestellt (Eine Liste mit Links finden Sie weiter unten in diesem Post). Wie viel Zeit können Sie in die Agentursuche investieren? Was genau wollen Sie über potenzielle Kandidaten im Rahmen des Pitches herausfinden? Wie viele potenzielle Agenturpartner möchten Sie näher kennenlernen? Wie viele sollen gegeneinander antreten und sich um Ihren Etat bewerben?

3. Ein Screening potenzieller Partner durchführen
Steht das Anforderungsprofil und ist entscheiden, welches Pitch-Format Sie bevorzugen, gilt es, den Dienstleistermarkt sauber zu durchkämmen (Screening), um möglichst alle potenzielle Kandidaten zu identifizieren, die dem Suchprofil vermeintlich entsprechen. Hier sind Marktkenntnis, Insider-Wissen und eine gute Spürnase gefragt, denn oft fliegen gerade die idealen Kandidaten unterhalb des Radars der Werbefachpresse und einschlägiger Agentur-Rankings. Sie ahnen es: Der New Business Doctor kennt sich hier bestens aus.

4. Die Longlist selektieren.
Nun gilt es, aus dem Screening-Pool, alle Kandidaten herauszufischen, bei denen es lohnt, aktuelle Informationen abzufragen und sich vielleicht sogar schon einmal persönlich kennenzulernen. Im Allgemeinen vereinbart man dann mit allen Longlist-Kandidaten sogenannten Chemistry-Meetings und prüft deren grundsätzliche Eignung, zum Beispiel mithilfe von speziellen Checklisten. (Beispiele für solche Checklisten finden Sie auf der New Business Doctor Website unter der Rubrik "Materialien".)

5. Die Shortlist zusammenstellen.
Nun stellt man seine Shortlist zusammen – in der Regel drei bis vier Kandidaten – die man dann zum eigentlichen Pitch lädt.

6. Das Pitch-Briefing schreiben.
Je nach gewähltem Pitch-Format gilt es, sinnvolle Aufgaben für die Agenturkandidaten zu formulieren und das Pitch-Briefing zu schreiben. Und wer kann Ihnen dabei helfen? Richtig!

7. Eine Pitch-Vereinbarung aufsetzen.
Oft müssen Sie im Rahmen des Pitches vertrauliche Informationen an die teilnehmenden Kandidaten weitergeben, damit diese ihre Pitchaufgabe informiert lösen können. Es empfiehlt sich daher, die teilnehmenden Agenturen eine rechtsichere Non-Disclosure-Vereinbarung (NDA) unterschreiben zu lassen. Vermutlich möchten Sie auch nicht, dass die Tatsache, dass Sie zu einem Pitch eingeladen haben, publik wird und Sie sich anschließend von Teilnahmeangeboten aller Feld-, Wald- und Wiesen-Agenturen nicht mehr retten können. Deswegen sollten Sie unbedingt Stillschweigen mit den Pitch-Kanditaten vereinbaren. Und dann gilt es noch zu regeln, wie es sich mit den Nutzungsrechten an den im Rahmen des Pitches präsentierten Ideen verhalten soll. Was soll beispielsweise passieren, wenn im Pitch unterliegende Agenturen zu der später umgesetzten ähnliche Ideen präsentier haben? Kein einfaches Thema, aber Sie könnten ja den New Business Doctor mal fragen.

Die Pre-Pitch-Phase legt das Fundament für einen erfolgreichen Pitch. Gerade hier kann sich kompetente Beratung besonders bezahlt machen. Apropos "kompetent": Der New Business Doctor hat bestimmt noch Termine frei.

Den klassischen Pitch kennen alle, aber es gibt interessante Alternativformate, die Sie in eigenen Beträgen hier näher kennenlernen könnten:

• den No-Pitch-Pitch
• den Chemistry-Pitch
• den Tissue-Pitch
• den Pitch-in-a-Day
• den Project-Pitch
• den Strategy-Pitch
• den RFP-Pitch

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