Kennen Sie das: Ihr Kunde stellt ein neues, attraktives Projekt in Aussicht, allerdings mit der Maßgabe, ein Konzept und Entwürfe für die Umsetzung schon nächste Woche vor der Geschäftsführung präsentieren zu müssen. Aber es ist Urlaubszeit und ihr Kreativ-Team arbeitet gerade an einem anderen, dringenden Projekt. Also müssen Freelancer ran. Am besten ein eingespieltes Kreativ-Team. Aber wer? 10 langwierige Telefonate mit Kollegen und Ex-Kollegen fördern immerhin eine Liste mit fünf, scheinbar brauchbaren Namen zutage. Den Ersten erreichen Sie am Telefon, aber der sei gebucht. Der Zweite sei erst nächste Woche wieder aus dem Urlaub zurück. Zu spät! Den anderen drei müssen Sie Nachrichten auf deren Mailboxen hinterlassen. Hoffentlich rufen die schnell zurück! Falls ja, müssen noch Kennenlern-Meetings vereinbart und Honorare verhandelt werden. Und trotzdem kaufen Sie die Katze im Sack. Ob Finger-Kreuzen und Zwangsoptimismus helfen werden? Auf jeden Fall, sehr zeitaufwendig das alles und immer mit hohem Risiko behaftet. Werden die Freelancer pünktlich liefern? Wird die Qualität der Arbeit stimmen? Wie wird mein Kunde damit umgehen, dass ich Freelancer für sein Projekt hinzuziehen will?

Freelancer sind heute schon für die meisten Agenturen eine unverzichtbare Ressource, um Neugeschäft gewinnen zu können und Projekte auf qualitativ hohem Niveau termingerecht abliefern zu können. Die Qualität und Leistungsfähigkeit der Agenturen hängt entscheidend von der Qualität, der kurzfristigen Verfügbarkeit sowie der Finanzierbarkeit ihres Freelancer-Pools ab. Dieser zweite Teil des zweiteiligen Beitrags gibt weitere wertvolle Tipps, wie Sie Ihren Freelance-Pool optimal aufbauen und organisieren. Den ersten Teil finden Sie [hier].

Egal ob Sie als Agentur Freelancer nur sporadisch einsetzen, sie häufig als Ressource nutzen, um Schwankungen im Auftragsvolumen auszugleichen oder inzwischen ihr ganzes Geschäftsmodell auf Freelancer aufgebaut haben, Sie brauchen eine gute, vorausschauende Strategie, um Ihre "Freelance-Familie" effizient zu managen. Hier sind die nächsten 6 Tipps zum Umgang mit Freelancern:

Tipp 7: Und weihen Sie ja Ihre Kunden ein.
Viele Agentur-Manager scheuen sich davor, Ihren Auftraggebern zu offenbaren, dass man Freelancer, zur Unterstützung einsetzt. Meine Erfahrung ist, dass Werbetreibende meist überhaupt kein Problem damit haben, sofern folgende Bedingungen eingehalten werden: (1.) Sie wollen zumindest darüber informiert sein. (2.) Die Agentur muss sicherstellen, dass die bisherigen, festen Ansprechpartner des Kunden involviert sind und als Qualitätssicherungsinstanz zwischen Freelancer und Kunden agieren. (3.) Die Freelancer müssen dem Qualitätsniveau der Agentur standhalten und sich (4.) genügend mit der Marke, dem Markt und den Zielgruppen des Auftraggebers auskennen.

Als New Business Doctor trete ich selbst häufig im Namen und Auftrag von Agenturen, bei deren Kunden oder potenziellen Neukunden als Freelancer auf und das traf, noch nie auf Ablehnung. Immer mehr Werbetreibende halten es sogar für wirtschaftlich vernünftig und verantwortungsvoll, dass ihre Agenturen deren Kostenapparat auch mit Hilfe von Freelancern verschlanken. Aber bitte: Weihen Sie Ihre Auftraggeber immer im Vorfeld ein, wenn Sie Ihr Team um Freelancer erweitern!

Tipp 8: Definieren Sie Ihre Erwartungen.
Freelancer zielen in der Regel darauf ab, möglichst viele Tage gebucht zu sein und in Rechnung stellen zu können. Deswegen werden sie meist versucht sein, die Qualität, aber auch die Quantität ihrer Arbeit für das Projekt zu optimieren. Das führt häufig dazu, dass Sie als Agentur zwar mehr, als zufrieden mit dem Output Ihrer Freelancer sein können, aber auch manchmal mehr als entsetzt sind, wenn am Schluss die satte Honoarrechnung kommt. Schon deshalb lohnt es, sich am Anfang des Projekts, zum Beispiel im Rahmen des Briefings, detailliert und präzise mit den Freelancern darüber abzustimmen: was (1.) die genauen Ziele des Projektes sind, was (2.) deren spezifische Rolle im Team sein soll, was sich (3.) die Agentur und der Kunde genau von der Zusammenarbeit erwarten, was (4.) die Leistungen des Freelancers sein müssen, welchen (5.) maximalen Aufwand der Freelancer dafür in Rechnung stellen darf und wie man (6.) mit möglichen Reklamationen des Kunden umgeht beziehungsweise wer für den daraus entstehenden Mehraufwand des Freelancers aufkommen soll.

Tipp 9: Arbeiten Sie mit Zeitpuffern.
Wie schon eingangs erwähnt, läuft die Zusammenarbeit mit Freelancern nicht immer genau so rund, wie mit den eigenen Mitarbeitern. Mann kennt sich meist noch nicht so lange und gut, es kommt häufiger zu Missverständnissen, man hat unterschiedliche Arbeitsstile und Anspruchsniveaus, oft arbeiten die Freelancer remote, was die Kommunikation manchmal verlangsamt und erschwert. Deswegen sollten Sie sich nie darauf verlassen, dass beauftragte Leistungen zum vereinbarten Abgabetermin auch wirklich in der von Ihnen gewünschten Qualität vorliegen. Deshalb: Planen Sie unbedingt ausreichende Puffer in Ihr Project-Timing ein, um Zeit für eventuell notwendige Nachbesserungen durch die Freelancer zu schaffen!

Tipp 10: Klären Sie das Reporting.
Für überarbeitete Mitarbeiter sind Freelancer häufig eine willkommene Entlastung und werden daher von diesen gerne und großzügig gebucht, wenn Überstunden und Wochenendarbeit drohen. Passiert das unkontrolliert, fressen die Freelance-Kosten die Gewinne der Agentur schneller auf, als Ihnen lieb sein kann, klären Sie unbedingt ab, wer in Ihrem Hause unter welchen Bedingungen Freelancer buchen darf. Von wem bekommen Sie ihre Arbeitsanweisungen beziehungsweise Aufträge. Es gibt Agenturen, wo Kunden die Freelancer der Agentur direkt beauftragen dürfen, wenn sich die Freelancer die notwendigen Budgets vor Beginn der Arbeit bei der Agentur freigeben lassen. Wer ist der ultimative Entscheider für inhaltliche Fragen der Freelancer? Wie läuft der Kontakt zum Werbetreibenden (falls überhaupt)?

Tipp 11: Sorgen Sie für Verschwiegenheit.
Selbst, wenn Werbetreibende meist kein Problem damit haben, dass ihre Agenturen sich zeitweise mit Freelance-Personal verstärken, um arbeitsintensive Projektphasen termingerecht realisieren zu können, so sorgen sich doch viele Kunden um die Vertraulichkeit ihrer teilweise sensiblen Daten. Deswegen schließen Sie mit allen Ihren Freelancern rechtlich wasserdichte Vertraulichkeitsvereinbarungen, sogenannte Non-Disclosure-Agreements (NDA), bei deren Umfang Sie sich am besten an der bindendsten Vereinbarung mit Ihren Auftraggebern orientieren. Und weisen Sie Ihre Auftraggeber aktiv darauf hin, dass all Ihre Freelancer solche NDAs mit ihnen getroffen haben. Das stärkt das Vertrauen.

Tipp 12: Geben Sie Ihren Freelancern nicht nur die Peitsche.
Es gibt Agenturen, die neigen leider dazu, ihre Freelancer wirklich immer nur dann zu beauftragen, wenn die Projekte bereits im Verzug und der Termindruck fast unerträglich geworden ist, wenn die agentureigenen Kreativen schon Pläne fürs Wochenende haben oder sich einfach zu fein fühlen, für bestimmte, als lästig empfundene Aufgaben. Ja, ich weiß: Freelancer sind Dienstleister und sollten doch eigentlich froh sein, überhaupt einen Auftrag zu bekommen, aber immer nur den "Ausputzer" geben, ist auf Dauer auch für den selbstmotiviertesten Freelancer frustrierend und solche Aufträge und Auftraggeber dann gerne eher zweite Wahl. In einem Geschäftsfeld, das wahrscheinlich immer abhängiger werden wird, von einem Pool qualitativ hochwertiger, motivierter, bezahlbarer Freelance-Talente, sollten Agenturen ihre Freelancer hegen und pflegen, wie ihre fest angestellten Mitarbeiter, um sich nicht irgendwann mit dem Bodensatz des Freelance-Marktes zufriedengeben zu müssen.

Tipp 13: ... sondern sorgen Sie auch für Zuckerbrot.
Und damit sind wir schon mittendrin im dreizehnten und vorerst letzten Tipp zum Thema Freelancer. Behandeln Sie Ihre Freelance-Familie gut! Wenn sich die Trends in unserer Branche fortsetzen (Projektverträge, Ad-hoc-Zusammenarbeit, Agentur-Pools, Spezialisierung, Fragmentierung der Kommunikationskanäle etc.) wird der wirtschaftliche Erfolg auch Ihrer Agentur von der Qualität, der Verfügbarkeit und Bezahlbarkeit eines gepflegten Freelance-Pools mehr und mehr abhängen. (Wie sich der Werbemarkt verändern wird und welche Konsequenzen Agentur-Manager daraus ziehen müssen, beschreibe ich auch in meinem Post "DAS ENDE DES ALTEN AGENTURMODELLS IST DA. UND ES KÖNNTE BLUTIG WERDEN." [hier]

Deshalb halten Sie sich Ihren Freelance-Pool gewogen. Behandeln Sie Ihre Freelancer mit der gleichen Wertschätzung, wie Ihre fest angestellten Mitarbeiter. Laden Sie Ihre Freelancer zu Ihren Agentur-Events ein. Geben Sie Ihnen nicht nur die Aufträge, die kein anderer machen will oder aus zeitlichen Gründen kann, sondern motivieren Sie Ihre Freelancer auch mal ein paar anspruchsvollen "Schmankerln". Und Sie werden sehen, die Konditionen werden besser, die Reaktionszeiten kürzer, die Absagen weniger und vor allem, die Qualität der Arbeit besser.

Für die meisten Agenturen werden Freelance-Talente zu einem wichtigen Produktionsfaktor im Agenturgeschäft werden. Für einige unter Ihnen sind sie es ja bereits. Wenn Sie ein paar der wichtigsten Regeln beachten, sollte es Ihnen gelingen, diese hilfreichen Außenseiter reibungslos und produktiv in Ihre Arbeitsabläufe und Projekte zu integrieren und damit von der nahezu unbegrenzten Flexibilität zu profitieren, die ein gut gepflegter Freelance-Pool für Ihre Agentur bereithält.

Wie Sie sogar Ihre Chancen im nächsten Pitch mit einem sorgfältig ausgesuchten Freelance-Team dramatisch erhöhen könnten, verrät Ihnen gerne und quasi freiberuflich der New Business Doctor bei einem Kaffee in Ihrer Agentur.

Warum Sie Ihre Freelancer selbstbewusst und offen Ihren Kunden vosrtellen sollten lesen Sie in meinem Beitrag «Höchste Zeit, Ihre Freelancer zu outen!»