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In meinem Post von gestern [hier] hatte ich ja darüber geschrieben, warum man sich nicht zu früh freuen sollte, wenn der potenzielle Neukunde ein Angebot anfordert und welche vier essenziellen Fragen man stellen sollte, bevor man sich die Mühe eines Angebots macht.
Heute möchte ich ein paar Praxis-Tipps dazu geben, wie man ein Angebot idealerweise aufbaut, um seine Chancen zu erhöhen, den Auftrag zu bekommen. Dabei geht es hier weniger, um die eigentliche Kalkulation (ich setze mal voraus, dass Sie am besten wissen, was Ihre Leistungen wert sind und zu welchen Konditionen Sie profitabel arbeiten können), sondern vielmehr um das Drumherum, die kleinen Dinge, die Ihr Angebot besser und überzeugender machen können.
Hintergrund
Beschreiben Sie kurz, vor welchem Hintergrund das zu kalkulierende Projekt stattfindet. In welcher Situation findet sich der Auftraggeber? Wo kommt er her, wo will er hin? Welche Herausforderungen muss sich der potenzielle Auftraggeber stellen? Bereits hier signalisieren Sie Ihrem potenziellen Auftraggeber, dass Sie seine Ausgangssituation verstehen und wissen, worum es hier geht.
Ziele
Ganz wichtig: Definieren Sie die wichtigsten Projektziele! Beschreiben Sie die Ziele so, als wären Sie schon erreicht. Das vermittelt Zuversicht und bestätigt Ihrem Auftraggeber darin, dass seine Ziele realistisch und erreichbar sind.
Projektskizze
Beschreiben Sie, wie Sie das Projekt angehen würden. Welche Projektschritte sehen Sie? Welche Milestones wollen Sie setzen? Strukturieren Sie komplexe Projekte in überschaubare Projektschritte! Welche Tool wollen Sie einsetzen? Welche zusätzlichen Ressourcen benötigen Sie? An welchen Stellen wollen Sie dem Auftraggeber ggfs. einbinden? Wie sieht die Timeline aus?
Leistungen
Beschreiben Sie die notwendigen Leistungen zu den einzelnen Projektschritten möglichst präzise. Schließlich bieten Sie in den meisten Fällen Festpreise an und können es sich nicht leisten, dass der Arbeitsumfang im Laufe des Projektes so lange steigt, bis Sie drauflegen müssen.
Executive Summary
Nicht alle Entscheider können oder wollen sich die Zeit nehmen, Ihr ausführliches Angebot von A bis Z durchzuarbeiten. Deshalb beginnen Sie Ihr Angebot mit einer kurzen Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und dem Gesamtpreis der angebotenen Leistungen. So sparen Sie wichtigen Entscheidern Zeit und demonstrieren trotzdem, mit dem Umfang des ausführlichen Angebots, dass Sie sauber und fachgerecht kalkuliert haben.
Über Ihre Agentur
Vergessen Sie nicht, zu erläutern, warum gerade Ihre Agentur über die notwendigen Erfahrungen und Ressourcen verfügt, das fragliche Projekt sicher und erfolgreich umzusetzen, warum Ihre Agentur der perfekte Partner für das Projekt ist.
Referenzen
Nichts ist überzeugender, als die Empfehlung renommierter Auftraggeber. Ergänzen Sie Ihr Angebot um eine kurze Liste relevanter Referenzen; am besten mit Statements anderer Kunden zu den Vorzügen ihrer Zusammenarbeit.
Projektvertrag
Ergänzen Sie Ihr Angebot gleich um einen unterschriftsreifen Projektvertrag. So sieht der Auftraggeber, zu welchen Konditionen man zusammenarbeiten kann und muss nur noch seine Unterschrift unter den Vertrag setzen, damit das Projekt beginnen kann.
Begleitschreiben
Vergessen Sie nicht, ein kurzes Begleitschreiben,
- in dem Sie sich für das Interesse und Vertrauen sowie die Chance bedanken, anbieten zu dürfen,
- wo Sie Interesse wecken, das Angebot wohlwollend zu prüfen,
- wo Sie eine Kontaktperson benennen, die bei Bedarf alle Fragen des Auftraggebers zum Angebot kompetent beantworten kann und
- wo Sie die konkreten nächsten Schritte nennen, damit aus dem Angebot ein Auftrag und aus dem Auftrag ein erfolgreiches Projekt werden kann.
Zwei weitere Tipps dazu, wie Sie Ihre Chancen weiter erhöhen können, das Angebot in einen Auftrag zu verwandeln, gebe ich Ihnen morgen hier.