Zeit, und damit meine ich produktive Zeit und nicht die bloße Anwesenheit von Mitarbeitern, ist die wichtigste Wertschöpfungsquelle der meisten Agenturen. Zumindest solange es ihnen nicht gelingt, ihr Honorar an dem tatsächlichen Wert zu orientieren, den die Arbeit ihrer Talente für den Auftraggeber darstellt. (Mehr zum Thema alternative Honorierungsmodelle für Agenturen in weiteren Beiträgen, wie "Am Erfolg, statt an der Zeit verdienen." [hier] und "Wie man Agenturleistungen angemessen vergütet", in ein paar Tagen [hier].)

Aber wie läuft das eigentlich mit der Zeiterfassung in Ihrer Agentur? Wenn Sie schon jetzt am liebsten weiterklicken wollen, wahrscheinlich gar nicht. So wie übrigens bei den meisten Ihrer Mitbewerber. Viele Agentur-Manager hatten in den letzten Jahren sogenannte Projektmanagement-Software-Lösungen (wie z.B. EasyJOB , entry:project oder CRACK) angeschafft und in zeitraubenden und nervenfressenden Tagen, Wochen und Monaten mehr schlecht als recht implementiert. Einzelne Module wurden von den hoffentlich geschulten Mitarbeitern dann auch tatsächlich genutzt. Zumindest anfänglich, aber längst nicht von jedem. Doch das mit der Zeiterfassung klappt eigentlich gar nicht. Da freut man sich doch schon, wenn am Ende des Monats wenigstens die Hälfte der Mitarbeiter Ihre produktiven Zeiten erfasst haben. Ob das dann auch alles so seine Richtigkeit hat, will man gar nicht wirklich wissen. Vom Stress mit den Aufmüpfigen aus der Kreativabteilung und deren Vorwürfen, man würde sie mit dieser dämlichen Zeiterfassung doch nur von produktiver Arbeit abhalten, mal ganz zu schweigen.

Aber es hilft nichts, wer heute produktiv und vor allem gewinnbringend arbeiten will, als Agentur, kommt um eine effektive Zeiterfassung einfach nicht mehr herum.

Wenn ich hier von Zeiterfassung schreibe, meine ich natürlich nicht die gute alte Stechkarte. Schließlich haben wir in modernen Agenturen ja noch nie großen Wert auf die Erfassung von Präsenzzeiten gelegt. Hier geht es vielmehr um die Erfassung produktiver Zeiten und deren Zuordnung zu bestimmten Kunden und Projekten, die sogenannte tätigkeits- oder projektbezogene Zeiterfassung, und zwar in ihrer softwaregestützten, digitalen Form.

Warum tätigkeitsbezogene Zeiterfassung essenziell wichtig ist, um profitabel arbeiten zu können:

• Durch konsequente Zeiterfassung baut die Agentur eine wertvolle Datenbank über den Aufwand bestimmter Projekte auf, die für die Präzision künftiger Kalkulationen äußerst nützlich sein kann.

• Mithilfe eines effektiven Zeiterfassungssystems kann das Management profitable von unwirtschaftlichen Projekten beziehungsweise Kunden unterscheiden und geeignete Maßnahmen zur Gegensteuerung einleiten.

• Zeitnahe Zeiterfassung hilft Honorare, die vom Arbeitsaufwand her, aus dem Ruder laufen, rechtzeitig mit den betreffenden Kunden nachzuverhandeln, bevor die Katze in den Brunnen (oder war es er Sack?) gefallen und die Agentur den Mehraufwand (oder war es die Kröte?) schlucken muss.

• Zeiterfassung steigert die Transparenz der Honorarberechnungen für den Auftraggeber und kann ein wichtiges und überzeugendes Argument, bei Honorarverhandlungen sein.

Das Income unserer Branche basiert ja zum größten Teil auf weiterberechenbaren Stunden beziehungsweise Tagen. Selbst die Glücklichen unter uns, die noch auf sogenannten Retainern, also Monatshonoraren arbeiten, sollten ein gutes Verständnis dafür entwickeln, wie viel Arbeit gegen den Retainer tatsächlich geleistet wird. (Mehr zum Thema Retainer-Verträge [hier] auf meinem Blog).

Die größten Barrieren für funktionierende Zeiterfassung in Agenturen:

• Viele Mitarbeiter empfinden das Erfassen der für bestimmte Projekte geleisteten Zeit als zusätzlichen, belastenden Aufwand, der von ihrer produktiven Zeit abgeht.

• Viele Angestellte verstehen den Sinn und Zweck beziehungsweise den Nutzen einer präzisen Aufwandserfassung nicht.

• Mitarbeiter halten digitale Zeitzettel für Schikane und fühlen sich irgendwie überwacht.

• Mitarbeiter fürchten, dass ihre Leistung den Produktivitätsvorstellungen des Managements nicht gerecht wird und dies negative Konsequenzen für sie nach sich zieht.

• Viele Zeiterfassungssysteme sind wenig benutzerfreundlich, nicht intuitiv zu bedienen und teilweise zeitraubend in der Nutzung.

• Oft wird die zeitnahe Erfassung des Arbeitsaufwandes beziehungsweise die regelkonforme Nutzung des Zeiterfassungssystems vom Management nicht mit der nötigen Konsequenz eingefordert, sodass säumige Mitarbeiter davonkommen.

• Wenn zeiterfassende Mitarbeiter kein Feedback zu ihrer Produktivität beziehungsweise der daraus resultierenden wirtschaftlichen Performance erhalten, ermüdet die Mitwirkungsbereitschaft.

• Nicht wenige Zeiterfassungssysteme sind in ein komplexes Projektmanagementsystem eingebunden. Wird dies nicht konsequent genutzt und gepflegt, leidet natürlich auch das Zeiterfassungsmodul darunter.

Was ein gutes Zeiterfassungssystem leisten muss.

• Aufgrund der oben genannten mentalen und motivationalen Barrieren vieler Mitarbeiter sollte ein gutes Zeiterfassungssystem so nutzerfreundlich und intuitiv wie möglich sein und den zusätzlichen Aufwand auf ein absolut notwendiges Minimum reduzieren.

• Ein effektives Zeiterfassungssystem sollte sich in ein übergeordnetes Finanz- beziehungsweise Projektmanagement-System integrieren lassen beziehungsweise mindestens funktionierende Schnittstellen vorweisen, damit bereits eingepflegte Projektbeschreibungen und Jobnummern in das Zeiterfassungssystem problemlos übernommen werden können.

• Ein modernes Zeiterfassungssystem muss allen Mitarbeitern erlauben, gleichzeitig auf denselben Datenstamm zugreifen zu können und vernetzt funktionieren.

• Ein modernes Zeiterfassungssystem sollte plattformübergreifend und ggfs. sogar mobil funktionieren (Windows, Mac, Android, IOS etc.), um die Nutzung so einfach, wie möglich zu gestalten.

Tipps für Zeiterfassungssysteme
Hier möchte ich Ihnen 10 softwarebasierte Zeiterfassungssysteme vorstellen, die - wie ich finde – es Wert sind, von Ihnen einmal der kritischen Prüfung unterzogen zu werden: (Alle Anwendungen sind plattformübergreifend und mehrbenutzerfähig)

1. TrackingTime
TrackingTime [hier] ist eine Web-basierte Collaboration-Lösung, mit der Agenturen ihre Projekte und Aufgaben managen, Arbeitszeiten bequem erfassen und ihre Produktivität messen können.

2. timetac
timetac [hier] ist eine Cloud-basierte, plattformübergreifende Lösung, die in der Grundversion kostenlos ist.

3. mite
Mite [hier] ist ein schlankes Team-fähiges Online-Tool zur Erfassung und Auswertung von Arbeitszeit für Freelancer und Agenturen.

4. toggl
toggle [hier] ist ein kolaboratives Real-Time-Tracking-Tool, dass sich durch ein modern designtes, intuitives Interface auszeichnet.

5. Kimai
Kimai [hier] ist eine kostenlose Open-Source-Zeiterfassungs- und Analyse-Lösung.

6. klok
Um klok [hier] herum gruppiert sich eine Reihe von Modulen zur Zeiterfassung und dem Projectmanagement.

7. Slimtimer
Slimtimer [hier] ist eine kostenlose, sehr einfache Open-Source-Lösung zur Zeiterfassung.

8. jOly
jOly [hier] ist eine cloud-basierte Zeiterfassungslösung mit vielfältigen, modularen Erweiterungslösungen.

9. MOCO
MOCO [hier] ist auf kleine bis mittlere Unternehmen, die auf Projektbasis arbeiten, zugeschnitten. Trotz der umfangreichen Funktionalität ist die Software übersichtlich und sehr einfach zu bedienen.

10. deskmeister
Einfache Zeiterfassung für Projekte & Kunden. "Mit Hilfe der komfortablen Stundenzettel von Deskmeister [hier] erfassen Sie Arbeitszeiten für Projekte & Kunden in wenigen Minuten."

Bonus 11: TimeTrack

Zeiterfassung für kleine und mittlere Unternehmen. TimeTrack Enterprise bietet sich für die Zusammenarbeit in Teams und Unternehmen an. Gleichzeitig gibt es eine Freelancer-Version für Einzelpersonen entwickelt worden, die Ihre Projekte überblicken möchten.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass ich hier keine Bewertungen abgebe oder persönliche Empfehlungen aussprechen möchte, denn dazu sind die Anforderungen jeder einzelnen Agentur zu verschieden. Die Liste kann aber ein guter Ausgangspunkt sein, um die potenziell beste Lösung für Ihre Agentur zu finden.

Falls Sie vor lauter Zeiterfassung gar keine Zeit haben, sich um eine bessere Lösung zu kümmern, oder sich fragen, wie Sie Ihre Mitarbeiter dazu motivieren, das neue Zeiterfassungs-Tool auch effektiv zu nutzen, wird es Zeit, den New Business Doctor anzurufen.

Über weitere Tipps und Gedanken zum Thema Zeiterfassung freut sich nicht nur der New Business Doctor, sondern sich auch die anderen Leser dieses Blogs. Welches Zeiterfassungssystem nutzen Sie? Wie haben Sie es geschafft, dass Ihre Mitarbeiter ihre Zeit konsequent erfassen?