Heute mal wieder einen der leider selteneren Beiträge, die sich an die Werbungtreibenden richten. Wie Sie die richtige Agentur beziehungsweise die besten Kreativdienstleister finden und auswählen, habe ich ja in diversen Beiträgen [hier], [hier] und [hier] ausführlich beschrieben. Wie Sie dann einen möglichst guten Start mit Ihrer neuen Agentur hinlegen, lesen Sie [hier].

Hier und heute möchte ich Ihnen ein paar hoffentlich hilfreiche Tipps dazu geben, wie Sie mit Ihrer Agentur eine möglichst produktive und stressfreie Beziehung führen. Denn - und da verrate ich Ihnen sicher nichts Neues – Beziehungen, auch geschäftliche, brauchen liebvolle Pflege. Und deshalb hier und heute meine 10 Tipps, wie Sie mit Ihrer Agentur (beziehungsweise Ihren Kreativdienstleistern) optimal zusammenarbeiten:

1. Ernennen Sie einen Hauptansprechpartner.
Auf Agenturseite sollte es bereits einen Hauptansprechpartner geben. Das ist in der Regel der für Sie beziehungsweise Ihre Marken verantwortliche Berater (Kontakter, Kundenberater, Account Manager oder wie auch immer Ihre Agentur das bezeichnen möchte). Auch Sie sollten in Ihrem Hause einen Hauptansprechpartner für die Agentur benennen, um die Kommunikationswege schnell und «sauber» zu halten und ineffiziente Fehlkommunikation zu vermeiden.

2. Entwickeln Sie persönliche Beziehungen.
Im Agenturselektionsprozess und dem späteren On-Boarding (mehr darüber [hier]) der Agentur konnten Sie die Mitglieder Ihres Agenturteams ja schon ein wenig kennenlernen. Schaffen und nutzen Sie Gelegenheiten, die persönlichen Beziehungen zwischen Ihren Leuten und dem Team der Agentur weiter auszubauen. Glauben Sie mir, nichts motiviert Agenturmitarbeiter mehr, als für Kunden zu arbeiten, die man schätzt und von denen die eigene Arbeit Wertschätzung erfährt.

3. Machen Sie Ihr Agenturteam zum Teil Ihres Unternehmens.
Schaffen Sie die Voraussetzungen dafür, dass Ihr Agenturteam so viel als möglich über Ihr Unternehmen, Ihre Marke(n), Ihre Produkte beziehungsweise Dienstleistungen und Ihre Kunden lernen kann. Laden Sie Ihre Agentur ein, ein paar Tage bei Ihnen zu arbeiten oder mit Ihren Vertriebsleuten auf Tour zu gehen. Aus eigener Erfahrung weiß ich, die besten Ideen kommen aus solidem Wissen und oft aus der intensiven Beschäftigung mit dem Produkt, der Marke beziehungsweise der Dienstleistung.

4. Formulieren Sie Ihre Erwartungen.
Besprechen Sie unmissverständlich, was Sie von Ihrer Agentur erwarten, woran Sie später messen wollen, ob die Zusammenarbeit erfolgreich war. Fragen Sie auch nach den Erwartungen Ihrer Agentur. Was braucht die Agentur, um optimal für Sie arbeiten zu können? Mehr darüber, wie Sie «S-M-A-R-T»e Ziele vereinbaren in meinem Beitrag «Wie man Projektziele S-M-A-R-T formuliert.»

5. Nehmen Sie sich Zeit fürs Briefing.
Der Komponist Anton Bruckner wusste: «Wer hohe Türme bauen will, muss lange beim Fundament verweilen.». Was Kreation angeht, gilt die gleiche Formel: Je besser das Briefing, desto besser die Lösung. Oder anders formuliert «Shit in – shit out.» Wie Sie beziehungsweise Ihre Mitarbeiter nicht nur inspirierende Briefings schreiben, sondern Ihre Agenturen auch richtig gut briefen, lernen Sie in einem individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmten Inhouseseminar meiner Kontakterschule.

6. Lernen Sie konstruktives Feedback geben.
Nichts kann die Beziehung und vor allem die Motivation von Kreativen mehr belasten, als unprofessionelles, wenig konstruktives und geschmäcklerisches Feedback auf die Arbeit der Agentur. Versuchen Sie gemeinsame Beurteilungskriterien für kreative Lösungen zu vereinbaren und folgen Sie den wichtigsten Regeln für konstruktives Feedback. In meiner Kontakterschule, die übrigens auch häufig Marketingmitarbeiter inhouse trainiert, lernen Sie im Rahmen des Trainings «Kreation sicher beurteilen» auch, wie man konstruktives Feedback an seine Agentur gibt.

7. Implementieren Sie einen stringenten Entscheidungsprozess.
Nichts ist ineffizienter und frustrierender als unklare Entscheidungsprozesse. Stellen Sie sicher, dass immer klar ist, wer letztlich die Entscheidung trifft und wer sie nur vorbereitet. Wenn Sie Feedback geben, versichern Sie sich, dass der Entscheider Ihrer Meinung ist.

8. Installieren Sie regelmäßige Statusmeetings.
Meiner Erfahrung nach wird die Zusammenarbeit durch regelmäßige Meetings deutlich effizienter. Anstatt ständig ad hoc mal über dies, mal über das Thema zu «meeten», lassen sich Themen für das jeweils nächste anstehende Statusmeeting bündeln, vorbereiten und eins nach dem anderen effizient abarbeiten. Stellen Sie sicher, dass diese Meetings mit einer klaren Agenda, fokussiert und konzentriert auf die wirklich wichtigen Entscheidungen durchgeführt werden.

9. Kommunizieren Sie viel.
Lieber eine Information zu viel an die Agentur, als eine zu wenig. Dort wird man dann schon entscheiden, welche Information relevant sind und welche nicht. Ich habe schon oft erlebt, dass aus einer scheinbar belanglosen Information eine bahnbrechende Idee entstanden ist.

10. Seien Sie milde.
Meist sind Sie nicht der einzige Kunde Ihrer Agentur beziehungsweise Ihres Kreativdienstleisters. Und so kann es manchmal notwendig sein, dass «Ihr» Agenturteam einen dringenden Schnellschuss für den anderen Kunden umsetzen und deswegen eines Ihrer Projekte verschieben muss. Versuchen Sie der Agentur entgegen zu kommen. Denn schließlich könnten das nächste Mal Sie es sein, der auf die Flexibilität Ihres Teams angewiesen ist.

Auf die Frage, was denn das Geheimnis beziehungsweise die Strategie ihrer langen, glücklichen Ehe mit «Beatle» George Harrison soll Olivia Harrison geantwortet haben: «Nicht geschieden zu werden.» Wen es Ihnen gelingt, zumindest ein paar meiner 10 Tipps zu berücksichtigen, sollten Sie eine lange, produktive und angenehme Partnerschaft mit Ihrer Agentur führen können.

Falls nicht rufen Sie einfach den New Business Doctor, denn der hat schon manche zerrüttete Kundenagenturbeziehung wieder retten können. Und dort, wo nicht, hilft er Ihnen gerne einen besseren Partner zu finden (Und nein. Das ist nicht unmoralisch, sondern manchmal eifach nötig.)

Mehr zum Thema Briefing lesen Sie auch in meinem Post «Die 7 schlimmsten Briefingfehler, die Marketingentscheider machen können.».

In meinem Artikel «Studie deckt die wichtigsten Weak-Spots der Kunden-Agenturbeziehung auf.» lesen Sie, was die Kundenagenturbeziehung am ehesten belastet.