Schriftliche Kommunikation, speziell E-Mails, sind eine zwar sehr praktische, weil zeitsparende Form der Kommunikation, aber können auch leicht zu gefährlichen Missverständnissen führen. Mehr darüber in meinem ersten Beitrag in dieser Reihe [hier], in deren Rahmen ich Ihnen ein paar hoffentlich hilfreiche Vorlagen für E-Mails zu immer wiederkehrenden Themen zur Verfügung stelle:

• Onboarding- und Briefing-Themen
• Vertragsthemen
• «Wir-haben-Scheiße-gebaut»-Themen
• Zahlungsthemen
• Preiserhöhung und Referenzanfrage

Heute ein paar Vorlagen zum beliebten Thema «Entschuldigung, wir haben Scheiße gebaut.».

Wenn Sie es nicht mehr schaffen, das wichtige Projekt termingerecht fertigzustellen.
Eigentlich nichts Neues, aber immer wieder unangenehm: Die zündende Idee für die neue Website ist einfach noch nicht gekommen, die Entwürfe für den neuen Slogan sind irgendwie noch nicht der Bringer oder die freie Texterin hat mal wieder Sommergrippe und noch nichts geliefert. Kurzum, der Termin ist nicht zu halten, der Kunde wird die versprochenen Entwürfe in dieser Woche nicht mehr erhalten. Hier ein E-Mail-Vorschlag:

Lieber [Bester-Kunde-der-Weld-den-wir-auf-keinen-Fall-verlieren-möchten],

wie wir ja alle wissen, ist der geplante Launch der neuen Website ja schon Ende der kommenden Woche und ich wollte Sie heute schnell updaten, über den Status der Arbeiten auf unserer Seite. Wir diskutieren bereits spannende konzeptionelle Ideen und ein Großteil des Content steht auch schon. Trotzdem werden wir den geplanten Termin aus folgenden Gründen leider nicht halten können:

[Gründe hier einfügen]

Wir bedauern das natürlich sehr und übernehmen selbstverständlich die volle Verantwortung für diesen unerfreulichen Umstand. Das entspricht – wie Sie auch aus eigener Erfahrung wissen – eigentlich nicht unserem Verständnis von Zuverlässigkeit und Sie können versichert sein, dass wir alles in unserer Macht stehende unternehmen, um die Verzögerung so gering, als möglich zu halten. Konkret werden wir:

[Konkrete Maßnahmen einfügen, die Sie ergreifen werden]

Wenn Sie Fragen zum weiteren Vorgehen oder Wünsche hierzu haben, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren. Ich möchte mich nochmals für die Verzögerung und alle Ihnen hierdurch entstehenden Unannehmlichkeiten entschuldigen.

Ihr, [Mann-ist-mir-das-unangenehm-Account Manger]

Wenn Sie sich völlig verkalkuliert hatten und der zu bezahlende Aufwand Ihre erste Schätzung bei weitem überschreitet.
Auch das kennen Sie: Der Kunde hatte Sie mal wieder genötigt, ad-hoc zu bestimmen, was ein bestimmtes Projekt kosten wird und nun, wo die Details geklärt sind, ist klar, dass das Agenturhonorar deutlich höher ausfallen wird und muss. Aber, wie sag' ich's meinem Kunden?

Lieber [Das-wird-Dir-nicht-gefallen-Kunde],

Nochmals ganz herzlichen Dank für Ihren Auftrag über das Projekt, über das wir ja vor einigen Wochen schon ausführlich gesprochen hatten. Mit den neuen, zusätzlichen Informationen konnten wir ein Briefing erstellen und das Projekt detailliert kalkulieren. Briefing und Kalkulation finden Sie in der Anlage.

Es wird Ihnen nicht entgehen, dass wir mit der Kalkulation über dem Preis liegen, den ich Ihnen seinerzeit, als Budgetvorschlag genannt hatte. Allerdings waren mir damals auch viele Details zum Projekt auch noch nicht bekannt. Seien Sie versichert, dass die neue Kalkulation ein verbindliches Angebot darstellt und Sie keine bösen Überraschungen bei der Endabrechnung fürchten müssen.

Ich freue mich auf Ihr Feedback zu Briefing und Angebot. Sobald ich von Ihnen gehört habe, können wir umgehend mit der Umsetzung des Projekts beginnen.

Ihr [Na-jetzt-bin-ich-aber-Mal-gespannt-Account Director]

Vorlagen für Kunden-E-mails zu weiteren häufigen Themen in den nächsten Tagen hier im Blog:

• Zahlungsthemen
• Preiserhöhung und Referenzanfrage