E-Mails, die Ihre Kunden glücklich machen (Teil 4).
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E-Mails sind eine zwar praktisch, weil zeitsparend, aber können auch leicht zu gefährlichen Missverständnissen führen. Mehr darüber in meinem ersten Beitrag in dieser Reihe [hier], in deren Rahmen ich Ihnen ein paar hoffentlich hilfreiche Vorlagen für E-Mails zu immer wiederkehrenden Themen zur Verfügung stelle:
Heute möchte ich Ihnen ein paar Vorschläge für Kunden-E-Mails rund um das leidige Thema schlechter Zahlungsmoral und säumiger Zahler.
Wenn der Zahlungstermin vorbei und die Überweisung ausgeblieben ist.
Den meisten macht es keinen Spaß, ihrem Geld hinterher zu rennen, aber Rechnungen bleiben liegen, Buchhaltungsabteilungen gehen in den Urlaub und Wackelkunden haben immer mal wieder gerne Liquiditätsprobleme. Zeit für eine nette Erinnerung:
Lieber [Rechnungen-muss-man-bezahlen?-Kunde],
ich hoffe, Sie hatten eine schöne und erfolgreiche Woche. Wollte mich nur schnell melden, um Sie daran zu erinnern, dass unsere Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Datum] über [Rechnungsbetrag] noch nicht überwiesen wurde. Zahlungsziel war [Datum]. Kann mal passieren. Ist ja auch kein Problem. Lassen Sie es mich einfach wissen, sobald der Betrag angewiesen wurde.
Herzliche Grüße!
Ihr [Jetzt-aber-mal-schnell-Account Director]
Und falls dann weitere Wochen ohne Zahlungseingang verstreichen:
Lieber [Um-keine-Ausrede-verlegen-Kunde],
am [Datum] haben wir Ihnen eine Rechnung über [Betrag] gesendet, die bereits am [Datum] zur Zahlung fällig war. Leider haben wir inzwischen weder einen entsprechenden Zahlungseingang auf unserem Konto feststellen können, noch habe ich eine Antwort auf meine letzte Zahlungserinnerung vom [Datum] erhalten.
Bitte rufen Sie mich doch kurz an, um zu klären, wann wir mit der Zahlung rechnen können. Sollten Sie Schwierigkeiten haben, die Rechnung zeitnah zu begleichen, können wir sicher gemeinsam eine Lösung finden.
Sollten wir bis zum [Datum] keinen Zahlungeingang vermerken und nicht von Ihnen hören, erlauben wir uns, erneut nachzufassen.
Herzliche Grüße!
Ihr [Jetzt-habe-ich-aber-die-Faxen-dicke Account Manager]
Und wenn man dann, leider ohne jede Reaktion des Kunden, zu härteren Waffen greifen muss:
Lieber [Du-willst-es-ja-nicht-anders-Kunde],
ich möchte Sie darüber informieren, dass wir heute die Arbeit an allen laufenden Projekten vorläufig einstellen werden. Nachdem Sie unsere Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Rechnungsbetrag] bis heute nicht bezahlt und auch auf keines meiner Erinnerungs-E-Mails reagiert haben, müssen wir einen Zahlungsausfall befürchten und den Schaden auf unserer Seite aus wirtschaftlichen Überlegungen begrenzen. Selbstverständlich werden wir die Arbeit wieder aufnehmen, sobald die offene Rechnung bezahlt ist.
Wenn Sie Fragen zu der Rechnung oder dem Zahlungsvorgang haben, melden Sie bitte bei mir. Sollte ich bis zum [Datum] nicht von Ihnen hören, werde ich mich melden. Ich muss Sie auch darauf hinweisen, dass sich unser Unternehmen vorbehält, die notwendigen rechtlichen Schritte einzuleiten, um unsere berechtigte Forderungen gegebenenfalls gerichtlich durchzusetzen.
In der Hoffnung einer schnellen Klärung verbleibe ich
Ihr [Mann-hab-ich-die-Schnauze-voll-Account-Director]
In meinem nächsten und vorerst letzten Beitrag mit E-Mail-Vorlagen, die nicht nur Ihre Kunden glücklich machen, soll es dann um Themen wie Preiserhöhung und Referenzanfrage