Die 9 Geheimnisse, erfolgreicher und wachstumsstarker Agenturen.

Fragen Sie sich auch immer wieder, warum es einige Agenturen schaffen, offensichtlich profitabel zu wachsen und laufend neue, interessante Kunden zu gewinnen, während andere jahrelang vor sich hin krebsen und dann irgendwann sang und klanglos in der Bedeutungslosigkeit, oder noch schlimmer der Insolvenz zu versinken? Ist das wirklich nur reines Glück oder gibt es vielleicht doch die geheime Formel für Wachstum und Erfolg in der Werbebranche? Meine ehrliche Antwort: Es braucht von beidem ein wenig, um in diesen schwierigen Zeiten als Werbeagentur erfolgreich und profitabel zu bleiben. Da wir aber die Gunst des Glücks leider nicht beeinflussen können, sollten wir uns darauf konzentrieren, das Schicksal unserer Agenturen selbst in die Hand zu nehmen und dem Glück hier und da ein wenig auf die Sprünge zu helfen. Den Schlüssel dazu halten Sie bereits in der Hand und die "Geheimformel" für Erfolg kennen Sie längst. Die meisten haben nur vergessen, wie man erfolgreich ist. Deswegen hier als kleiner Reminder ...

Die 9 Geheimnisse, erfolgreicher und wachstumsstarker Agenturen:

1. Konkrete Wachstumsziele setzen und regelmäßig überprüfen.
Viele Agenturen, die ich so von innen kennenlernen durfte, wollten wachsen. Wie viel genau und wie, haben die meisten aber nicht konkret definiert. Wirklich erfolgreiche Agenturen setzen sich realistische Wachstumsziele und entwickeln effektive Neugeschäftsstrategien, um das geplante Wachstum Realität werden zu lassen. Sie leisten sich einen Chief Marketing Officer (das ist die moderne Variante des New Business Directors) und ergänzen die gute alte, disruptive Kaltakquise längst durch wirkungsvolle Inbound-Marketing-Maßnahmen. Sie entwickeln ein gutes Gespür dafür, wie viele Kontakte es braucht (im Monat, im Quartal, im Jahr), um den Sales-Funnel der Agentur ausreichend zu füllen, damit Leads zu Kunden beziehungsweise ausreichend Neugeschäft werden, um selbst ambitionierte Wachstumsziele erreichen zu können.

2. Klare New-Business-Strategie verfolgen
Sich Ziele setzen ist der erste wichtige Schritt, eine Erfolg versprechende New-Business-Strategie zu entwickeln, diese konsequent umzusetzen der zweite und wichtigere. Viele Agenturen, ohne eine klar definierte New-Business-Strategie, begegnen früher oder später wachstumshemmenden Barrieren: (1.) Sie glauben irrtümlich jedes New-Business, egal woher, sei gutes Neugeschäft und essenziell für profitables Wachstum und (2.) sie vergessen, potenzielle Neukunden gewissenhaft zu prüfen und begeben sich damit in die Gefahr, wertvolle Agentur-Ressourcen zu vergeuden und die Absprungrate neuer Kunden erhöhen. Mehr zum Thema Kunden-Selektion auch in meinem White-Paper "New-Business oder Bad-Business – 20 wichtige Fragen zu Ihrem nächsten Pitch" hier auf der Website unter "Materialien". Eine gute New-Business-Strategie definiert den perfekten Zielkunden und prüft jede New-Business-Oportunity auf Ziel-Fit und Profitabilitäts-Chancen.

3. Neugeschäft auch aus alten Kunden generieren
Erstaunlich, aber wahr: Die meisten Agenturen sind so sehr damit beschäftigt, neue Kunden zu akquirieren, dass sie darüber die bestehenden Kunden und das hier schlummernde Neugeschäftspotenzial völlig vergessen. Kaum ist ein neuer Kunde gewonnen, werden die New-Business-Ressourcen auf neue Ziele gelenkt und der Neukunde als Bestandskunde mit minimalem Aufwand weiter geführt, bis er irgendwann die Agentur frustriert wieder verlässt. Dabei wäre es oft viel einfacher, Neugeschäft aus den "alten" Kunden zu generieren. Schließlich kennt, schätzt und vertraut man sich längst. Erfolgreiche Agenturen sehen Bestandskunden längst als wichtige Neugeschäftsquelle und setzen auf konsequentes und hartnäckiges Up- und Cross-Selling sowie Empfehlungs-Marketing, um die Umsätze mit beziehungsweise durch Bestandskunden stetig auszubauen.

4. Neukundenakquisekosten analysieren und konsequent senken.
Ganz egal, welche Kanäle und Medien Sie im Rahmen Ihrer New-Business-Strategie einsetzen, um Neukunden zu gewinnen (Bloggen, Social-Media, klassische PR, Fachmessen, Kaltakquise, Lobbying etc.) beginnen Sie damit, die entsprechenden Kosten präzise zu analysieren. Am besten, getrennt nach Akquisekanal. Und lügen Sie sich nicht in die Tasche! Addieren Sie auch die Kosten für interne Ressourcen. Dann teilen Sie diese Kosten durch die Anzahl der neu hinzugewonnen Kunden und Sie erhalten Ihre realistischen Neukundenakquisekosten. Erfolgreiche Agenturen versuchen diese Kosten sukzessive zu senken, durch Optimierung ihrer New-Business-Strategie.

5. Konsequentes Produktivitäts-Monitoring
Traurig, aber wahr: Selbst den kreativsten Agenturen ist es noch nicht gelungen, den Arbeitstag mit mehr abrechenbaren Stunden zu füllen. Profitabilität kann nur gewährleisten, wer die zur Verfügung stehende Arbeitszeit so produktiv, wie möglich nutzt und geleistete Arbeit auch konsequent abrechnet (sofern überhaupt auf Stunden- beziehungsweise Tagesbasis abgerechnet wird.). Ich weiß, Zeiterfassung hassen Kreative, wie der Teufel das Weihwasser, aber wer profitabel arbeiten will, kommt an einer professionellen Aufwands- und Produktivitätsanalyse leider nicht vorbei. Mehr zum Thema Zeiterfassung, mit Tipps für effektive Zeiterfassungs-Tools, die selbst Kreative lieben werden, in meinem Beitrag «10 Zeiterfassungssysteme für Agenturen, die Ihre Mitarbeiter lieben werden.»

6. Geschäftsentwicklung und Personalbedarf vorausschauend planen
Nichts ist frustrierender, als gerade erst neu eingestellte Mitarbeiter wieder freisetzen zu müssen, weil die Neugeschäftsakquise abbröckelndes Altgeschäft nicht auffangen kann. Oder laufend teure Freelancer zubuchen zu müssen, um Neugeschäft überhaupt stemmen zu können. Eine professionelle New-Business-Strategie hilft dabei, die Geschäftsentwicklung vorausschauend zu planen und den Personal- und Raumbedarf langfristig und nachhaltig aussteuern zu können. Gute Leute sind schwer zu finden und schon gar nicht kurzfristig.

7. In moderne Projekt- und Finanzmanagement-Software investieren.
Auch wenn viele Agenturgeschäftsführer eigentlich und von ganzem Herzen Kreative sind, so führen sie ja trotzdem auch ein Unternehmen. Fundiertes Finanzmanagement ist leider unerlässlich, wenn man profitabel wachsen möchte, auch wenn man eine akute Excel-Tabellen-Allergie hat. Wer keinen Überblick hat, über die Profitabilität einzelner Kunden, die Produktivität der Mitarbeiter, seine Personalkosten für feste und freie Mitarbeiter, den operativen Gewinn etc. fliegt seine Agentur quasi blind und leider meist dann auch irgendwann gegen die Wand. Besonders wenn ein Großteil Ihrer Honorare projektbasiert ist. Erfolgreiche Agenturen nutzen effektive Finanz- und Projektmanagement-Software-Lösungen, um den Überblick zu behalten und Problemkunden beziehungsweise -projekte rechtzeitig zu identifizieren.

8. Konsequenter Neukunden-Onboarding-Prozess
Sicher kennen Sie die zahlreichen Spaßvideos, in denen eine mehr oder weniger gewichtige Person versucht ein kleines Boot vom Steg aus zu betreten, unbeholfen gleich wieder auf der anderen Seite über Bord geht und schlimmstenfalls auch die anderen Personen aus dem Boot in kühle Nass befördert. Nicht wenigen Agenturen geht es ähnlich mit ihren Neukunden. Kaum gewonnen – schon wieder zerronnen. Erfolgreiche Agenturen investieren Zeit und legen großen Wert auf einen gründlichen Onbording-Prozess (das deutsche Äquivalent "Begrüßungs- oder Willkommensprozess" wird dem Programm irgendwie nicht gerecht) für neue Kunden. Hier werden unter anderem gegenseitige Erwartungen festgestellt und gemeinsame Ziele (Quickwins) definiert. Mehr zum Thema Onboarding, beziehungsweise wie man Neukunden von Anfang an, fest an die Agentur bindet, in einem eigenen Beitrag später hier in meinem Blog.

9. Idealkundenprofil entwickeln und konsequent anwenden.
Warum erfolgreiche Agenturen nicht blind jeder Neugeschäftschance nachrennen, habe ich hier in meinem Blog schon in verschiedenen Beiträgen erklärt. Auch, wenn es manchmal wehtut, eine vermeintliche New-Business-Chance dahinziehen zu lassen, definieren Sie Ihre Idealkunden und konzentrieren Sie Ihre New-Business-Bemühungen konsequent auf diese Zielgruppe. Sofern Sie Ihre Zahlen schon im Griff haben (siehe Punkt #7) sollten Sie bereits analysieren können, wer Ihre besten Kunden sind. Welche Ihrer Dienstleistungen benötigen sie? Wie sind sie auf Ihre Agentur aufmerksam geworden? Welches Budget geben sie für Kommunikationsmaßnahmen jährlich aus? Wie groß ist deren Marketing-Team? Aus welchen Branchen kommen Ihre besten Kunden? Und so weiter. Viele Agenturen sind bereits dazu übergegangen sogenannte Buyer Personas, also hilfreiche Archetypen für ihre Zielkunden zu definieren und ihre Neugeschäftsaktivitäten stringent auf diese Buyer Personas auszurichten.

Wetten, dass Ihnen die meisten dieser Erfolgsstrategien gar nicht unbekannt waren? Ich garantiere Ihnen, wenn Sie nur die Hälfte der oben genannten Erfolgsgeheimnisse konsequent befolgen, werden Sie auch künftig zu den erfolgreicheren Agenturen in unserer Branche gehören. Und falls Sie Ihrer eigenen Konsequenz nicht trauen und einen externen Schweinehund benötigen, der Ihnen hilft auf dem richtigen Weg zu bleiben, der New Business Doctor ist nur einen Klick entfernt.

Und falls Sie eigene "Erfolgsgeheimnisse" mit mir oder den Lesern meines Blogs teilen möchten, freuen wir uns über Ihren Kommentar.