Foto von Oleg Dudko | Quelle: www.123rf.com
Warum ich heute diesen Beitrag schreibe? Weil ich heute Morgen mal wieder eine Extratelefonrunde einlegen musste, um lieb gewonnene, aber leider säumige Kunden an die längst überfälligen Honorarnoten zu erinnern. Sie glauben gar nicht, was Kunden so alles einfällt, um zu begründen, warum das Honorar noch nicht auf meinem Konto ist. Oder doch? Weil Sie selbst diese Gespräche immer wieder führen müssen? Schluss damit! Heute gibt's ein Paar Tipps, schneller an sein Geld zu kommen, hier vom «Doctor» umsonst, quasi auf Krankenschein.
Falls auch Sie einfach keinen Bock mehr haben, Ihrem wohlverdienten Geld mühsam hinterher rennen zu müssen, hier meine «Wie-bekomme-ich-meine-Kohle-schneller»-Tipps erst einmal im Überblick:
1. Aufwand lückenlos erfassen.
2. Zeitnah abrechnen.
3. Rechnungen korrekt und übersichtlich gestalten.
4. Korrekten Adressaten ermitteln.
5. Bestellnummern verwenden.
6. Zahlungsziele verhandeln.
7. Mahnverfahren abstimmen.
8. Abschlagzahlungen verhandeln.
9. Richtig mahnen.
10. Leistungseinstellung androhen.
1. Aufwand lückenlos erfassen
Wer Rechnungen stellen will sollte auch genau wissen und bei Bedarf nachhalten können, welchen Aufwand er tatsächlich für ein Projekt gehabt hat. In der Werbung sind das geleistete Stunden und Kosten für Sach- oder externe Dienstleistungen. Und da wir «Werber» ja nicht gerade als Buchhalter geboren wurden und alles lieber machen, als Buchhaltung und Bürokratie, sollten wir uns hier von praktischen Helferlein in Form von Softwareanwendungen unterstützen lassen. Es erschreckt mich immer wieder, wie wenig Agenturen ihren Aufwand kunden- beziehungsweise projektbezogen sauber erfassen und analysieren. Dabei haben die meisten schon in entsprechende Tools investiert, nutzen sie aber nicht konsequent. Falls Sie noch auf der Suche nach einem passenden Tool sind, empfehle ich meinen Beitrag «10 Zeiterfassungssysteme für Agenturen, die Ihre Mitarbeiter lieben werden.». Einen guten Überblick über die am Markt erhältlichen Agentursoftwarelösungen finden Sie im Agentursoftwareguide [hier].
2. Zeitnah abrechnen
Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, aber trotzdem häufig vernachlässigt: Wer früher abrechnet, hat auch in der Regel eher sein Geld. Wer also penibel darauf achtet, sofort abzurechnen, wenn eine vereinbarte Leistung vollständig erbracht und vom Auftraggeber «abgenommen» ist, macht schon einen wichtigen Schritt hinzu besserer Liquidität. Halten Sie Ihre Mitarbeiter dazu an, umgehend nach Abschluss eines Projektes abzurechnen. Ziehen sich Projekte unerwartet und aus Gründen, die Ihre Agentur nicht zu vertreten hat (zum Beispiel weil wichtige Entscheider auf Auftraggeberseite nicht entscheiden oder für die Weiterarbeit notwendige Informationen oder Materialien nicht beigebracht werden), schicken Sie eine Zwischenrechnung (je nach Zeitpunkt im Projekt) über ein oder zwei Drittel der vereinbarten Summe. Das bringt schneller Liquidität und hilft häufig auch noch das Projekt zu beschleunigen.
Wer häufig aufgrund langlaufender Projekte erst sehr spät abrechnen kann, sollte mit seinem Kunden über Abschlagzahlungen oder gleich einem Retainer verhandeln (siehe Tipp #8). Mehr über Honorierungsmodelle lesen Sie in meinem Beitrag «Das beste Vergütungsmodell aus Sicht von Agenturen.» oder geben Sie einfach «Honorierung» in das Suchfeld hier in der rechten Spalte ein.
Und noch ein Tipp: Viele Unternehmen haben Ihre «Überweisungsläufe» aus organisatorischen Gründen auf ein oder zwei Zahlungstermine im Monat konzentriert. Um für einen solchen «Überweisungslauf» überhaupt berücksichtigt werden zu können, muss Ihre Rechnung rechtzeitig zum Stichtermin vorliegen und von der Fachabteilung beziehungsweise dem Besteller freigezeichnet sein. Es lohnt also, diese für Sie kritischen Termine beim Kunden zu erfragen.
3. Rechnungen korrekt und übersichtlich gestalten
Eine gute Übersicht über die Deutschland vorgeschriebenen Pflichtangaben auf einer korrekten Rechnung finden Sie [hier]. Und ich weiß: Sie sind im «Creative Business», aber die Kreativität sollten Ihre Grafiker sich für Anderes aufsparen und was das Layout Ihrer Rechnungen angeht, ihrer konservative Seite vertrauen und dafür sorgen, dass die Rechnungsempfänger schnell und auf einem Blick alle wichtigen Informationen erfassen können. Setzen Sie ruhig mal die Buchhalterbrille auf. Würden Sie sich gerne die für sie relevanten Informationen aus einem wahnsinnig innovativen und kreativen Layout zusammensuchen oder drei Mal nachfragen müssen, welche Leistungen sich genau hinter verquasten Bullshit-Bingo Leistungsbeschreibungen verstecken? Nein. Dann zwingen Sie die netten Buchalter auch bitte nicht dazu. Deswegen hier die wichtigsten 6 Bestandteile einer Rechnung, die garantiert schnell bearbeitet und gezahlt wird:
Der richtige Adressat mit der korrekten Firmenbezeichnung
Der Besteller und - falls nötig – eine Bestellnummer
Verständliche, nachvollziehbare Leistungsbeschreibungen
Der zahlbare Rechnungsbetrag (inklusive der korrekten Mehrwertsteuer)
Das Fälligkeitsdatum beziehungsweise Zahlungsziel
Der korrekte Absender der Rechnung inklusive der Umsatzsteueridentnummer
Erfüllt Ihre Rechnung die o. g. Mindestanforderungen nicht, verrottet sie garantiert im Fegefeuer der Debitorenbuchhaltungshölle Ihres Kunden bis zum Sankt Nimmerleinstag. Und glauben Sie bloß nicht, die Hölle würde Sie anrufen.
4. Korrekten Adressaten ermitteln.
Ist Ihnen das auch schon passiert: Da meldet man sich ein paar Tage nach Überschreiten des vereinbarten Zahlungsziels beim säumigen Auftraggeber, nur um dann von der Buchhaltung zu erfahren, dass man die Rechnung doch bitte an die «SA», statt an die «GmbH» addressieren solle. «Hat Ihnen denn das Frau Müller nicht gesagt?” Hatte sie nicht. Sie hatten ja auch nicht gefragt. Und die so ungewollt verlängerte Zahlungsfrist kam Ihrem liquiditätsfernen Auftraggeber auch ganz recht. Mein Tipp: Bei neuen Kunden oder Projekten für neue Fachbereiche Ihres Auftraggebers immer explizit fragen, an wen man denn die spätere Rechnung adressieren soll. Und, wenn Sie schon dabei sind, die Frage nach einer Bestellnummer kann auch nie schaden (siehe nächster Tipp).
Was auch nie schaden kann, ist die Rechnung sowohl an die Fachabteilung, also Ihren direkten Auftraggeber (Besteller), als auch an die Debitorenbuchhaltung parallel zu schicken. Denn meist müssen beide Parteien die Rechnung freizeichnen, bevor man Ihre Forderung in den Bezahlvorgang (siehe Tipp #2) einspeisen kann. Und – glauben Sie mir – in der subjektiven Prioritätenliste von Productmanagern ist Ihre Rechnung alles andere, als auf den ersten Plätzen und schimmelt schlimmstenfalls noch im Eingangskörbchen des Bestellers vor sich hin, während der Zahlungstermin schon hinter Ihnen liegt.
5. Bestellnummern verwenden.
Viele größere Unternehmen nutzen ein System von Bestellnummern, die es erleichtern sollen, Kosten bestimmten Kostenstellen und Projekten zuordnen zu können. Mein Tipp: Fragen Sie Ihren Auftraggeber, ob Sie eine Bestellnummer benötigen, um Ihre Rechnung bezahlt zu bekommen, denn, fehlt dieser wichtige Baustein der Buchhaltungsbürokratie auf Ihrem Forderungsdokument, landet Ihre Rechnung möglicherweise direkt im «Fegefeuer» (siehe Tipp #3).
6. Zahlungsziele verhandeln.
Auch wieder so ein scheinbares Tabuthema, gerade, wenn Agenturen ein neues Projekt beziehungsweise einen neuen Kunden gewinnen konnten. Jetzt wird erst einmal über die Inhalte geredet. Dass mit den Kosten sehen wir dann schon. Und wenn dann später, vier Wochen nach Rechnungsstellung immer noch kein Geld auf dem Agenturkonto ist, müssen wir erstaunt erfahren, dass man grundsätzlich frühestens nach 6 Wochen zahle.
Schluss damit! Zahlungsziele sind ein wichtiger Bestandteil der Agenturvergütung und gehören verhandelt, bevor die Agentur mit der Arbeit beginnt. 14 Tage bis vier Wochen nach Erhalt der Rechnung sind branchenüblich. «Sofort nach Erhalt der Rechnung» möglich, aber meist schwer durchzusetzen. Alles über vier Wochen ist eigentlich eine Frechheit, wird aber gerade von Konzernen gerne zur Bedingung gemacht, will man dort «Lieferantenstatus» erlangen.
Mein Tipp: Incentivieren Sie kurzfristigere Zahlungsziele mit einem Rabatt (Skonto). Das wirkt manchmal Wunder, selbst bei vermeintlich unverhandelbaren Zahlungszielen.
7. Mahnverfahren abstimmen.
Sprechen Sie noch bevor Sie Ihre Arbeit beginnen darüber, wie wichtig die Einhaltung der vereinbarten Zahlungsziele für ihre Liquiditätsplanung und letztlich auch für eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung ist. Schildern Sie Ihre schlechten Erfahrungen mit früheren Kunden, die sich nicht wiederholen sollen. Treffen Sie eine klare Vereinbarung für den Fall, dass Zahlungsziele nicht eingehalten werden: Nach welcher Frist werden Sie erinnern, wann das Mahnverfahren einleiten? Mein Tipp: Am besten schicken Sie hier Ihre eigene Buchhaltung vor, um die Beziehung nicht unnötig zu belasten. Unter Buchhaltern versteht man so etwas besser. In Zeiten von historischem Niedrigzinsniveau macht die Androhung von Verzugszinsen leider wenig Sinn.
8. Abschlagzahlungen verhandeln.
Unter Tipp #2 hatte ich ja schon darüber geschrieben, dass es leider häufig vorkommt, dass sich Projekte über lange Zeiträume hinstrecken. Oft werden Projekte «on hold» gesetzt, ohne dass die Agentur dafür kann. Wartet man mit der Abrechnung, bis das Projekt dann endlich beendet und die vereinbarte Leistung komplett erbracht ist, sind oft schon Kosten und Aufwand aufgelaufen, den die Agentur unfreiwillig vorfinanzieren muss.
Mein Tipp: Vereinbaren Sie eine erste Abschlagzahlung von einem Drittel der Auftragssumme, zahlbar direkt bei Auftragserteilung. Das finanziert die Anlaufkosten. Vereinbaren Sie außerdem eine weitere Abschlagzahlung (zum Beispiel noch ein Drittel) bei Erreichen eines wichtigen Milestones oder bei einer später angekündigten Projektverzögerung, die der Kunde zu verantworten hat.
9. Richtig mahnen.
Was habe ich nicht schon für «Lehrgeld» in Form von Forderungsausfällen zahlen müssen, weil ich mich hab einlullen lassen von säumigen Klienten. Telefonische und mündliche Zahlungserinnerungen und Ermahnungen kosten oft nur wertvolle Zeit und eh man sich versehen hat, ist es zu spät und der Auftraggeber insolvent.
Nun bin ich weder Doktor noch Rechtsanwalt und darf schon deswegen hier keine verbindlichen Ratschläge zum Mahnverfahren geben. Falls Ihre Agentur keinen Vertragsanwalt hat oder Sie als Selbstständiger die Anwaltshonorare fürchten, kann man sich Internet sei Dank ja schon mal ganz gut schlaumachen. Zum Beispiel [hier]. Dort habe ich auch die interessante Information gefunden, dass «Geschäftskunden sogar ganz ohne Mahnung in Verzug geraten – laut Gesetz spätestens dann, wenn sie 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung nicht bezahlt haben.».
Ich folge in der Regel diesem «Fahrplan»:
2 Tage nach Zahlungsziel: Konto überprüfen und – falls kein entsprechender Eingang vorhanden – einen kurzen Reminder per E-Mail senden.
5 Tage nach Zahlungsziel: eine persönliche Erinnerung per E-Mail senden oder – noch besser – den Besteller oder – falls bekannt – den zuständigen Buchhalter anrufen.
14 Tage nach Zahlungsziel: Erneut anrufen und telefonische Zusagen des Schuldners gleich schriftlich per E-Mail bestätigen.
30 Tage nach Zahlungsziel: Erneut anrufen, vorübergehende Einstellungen der Dienstleistungen sowie offizielles Mahnverfahren per Anwalt androhen, getroffene Vereinbarungen schriftlich nachhalten.
10. Leistungseinstellung androhen.
Wenn gar nichts mehr hilft, ist die Einstellung der Leistungen oft ein probates Druckmittel. Wenn für den Auftraggeber wichtige Termine zu platzen drohen, steht er plötzlich unter Zugzwang und muss (endlich!) reagieren. Ihr Argument ist, dass Sie sich und Ihr Unternehmen vor einem immer größer werdenden Ausfallrisiko schützen müssen, da die Liquiditätslage bei Ihrem Auftraggeber ja offensichtlich mehr als angespannt zu sein scheint. Meist lassen Kunden schon das nicht gerne auf sich sitzen.
Und hier ist wirklich Konsequenz gefragt. Viel zu oft habe ich mich einlullen lassen und weiter geleistet, obwohl die Zahlungen lange überfällig waren. Nur um dann viel zu spät die Reißleine zu ziehen und plötzlich vom Insolvenzverwalter, statt meinem Auftraggeber erfahren zu müssen, dass ich meine offenen Rechnungen wohl abschreiben müsse.
Geld verdienen ist eine schöne Sache, Geld eintreiben eher weniger. Die hier genannten Tipps sollten Ihnen helfen, konsequent schneller an Ihr Geld zu kommen. Schließlich wollen wir ja alle lieber unserer Berufung nachgehen und damit Geld verdienen, statt uns mit säumigen Kunden rumschlagen zu müssen.