In meinem ersten Beitrag zu diesem Thema [hier] hatte ich ja schon dargelegt, dass E-Mails zwar wahnsinnig praktisch und schnell sind, aber das persönliche Gespräch, sei es im Meeting oder am Telefon, selten vollwertig ersetzen können. Im Gegenteil, der schriftlichen Kommunikation wohnte schon immer die Gefahr der Fehlinterpretation inne.

Beim letzten Mal hatte ich Ihnen ein paar praktische E-Mail-Vorlagen gezeigt, die Sie nutzen können, um möglicherweise konfliktbeladene Themen rund um das Briefing beziehungsweise das Onboarding neuer Kunden per E-Mail schnell zu erledigen. Heute möchte ich Ihnen ein paar Vorschläge rund um den Themenbereich Vertrag machen. Legen wir los!

Irgendwann ist selbst die beste Beziehung am Ende und es geht einfach nicht mehr, mit dem Kunden. Die eigenen Mitarbeiter sind schwer genervt, die Projekte kommen nicht voran und Geld lässt sich auch schon lange mit diesem Kunden nicht mehr verdienen. «Time to say Goodbye!»:

Lieber [Gut-dass-wir-euch endlich-von-der-Backe-haben-Kunde],

Wir möchten uns heute noch einmal ganz herzlich dafür bedanken, dass Sie [Die beste Agentur in der Welt] gewählt haben, um Ihre Marke voranzubringen. Leider haben wir den Eindruck gewonnen, dass Sand ins Getriebe unserer Partnerschaft gekommen ist und wir nicht länger der bestmögliche Partner für Sie sein können. Deswegen möchten wir unseren Vertrag fristgemäß zum [Datum] kündigen.

Bitte sehen Sie hierin keine Kritik an Ihnen, Ihren Mitarbeitern oder Ihrem Unternehmen. Wir haben nur ganz simpel den Eindruck gewonnen, dass Ihnen eine andere Agentur besser helfen kann.

Wir bedanken uns nochmals, für das in uns gesetzte Vertrauen und die spannenden Herausforderungen, die wir zusammen meistern durften!

Ihr [Mann-bin-ich-froh-dass-ich-den-Kunden-los-bin-Agenturgeschäftsführer]

Versteht sich von selbst, dass dieser E-Mail ein persönliches Gespräch vorausgegangen sein sollte und dass eine ordendliche Kündigung der Briefform (am besten per Einschreiben) bedarf.

Kennen Sie das: Da denkt man die Unterschrift des neuen Kunden unter dem Agenturvertrag sei nach langer Verhandlung eigentlich nur noch ein Formsache und dann kommt die Procurementabteilung des Kunden mit einer Latte neuer Forderungen und Änderungswünschen?

Die Vertragsunterzeichung zieht sich wie Kaugummi, die neuen Leistungen waren im Retainer nie kalkuliert und ihr Anwalt reibt sich die Hände, weil er schon bald eine neue saftige Honorarrechnung für Beratungsleistungen schreiben darf. Jetzt wird es Zeit, die Verhandlungen zu einem schnellen Abschluss zu bringen:

Lieber [Da-fällt-mir-bestimmt-noch-was-ein-Kunde],

herzlichen Dank für Ihre konstruktiven Optimierungswünsche zum neuen Agenturvertrag und den erweiterten Leistungskatalog, der künftig durch den monatlichen Retainer abgedeckt werden soll! Ich erlaube mir hier, Ihre Änderungswünsche noch einmal vollständig aufzulisten:

[hier Liste der Änderungswünsche]

Bitte beachten Sie, dass wir aufgrund der vielen Änderungswünsche den Vertrag noch einmal grundsätzlich überarbeiten müssen, was ein paar Tage in Anspruch nehmen wird. Auch die Höhe des Retainers müssen wir angesichts des erweiterten Leistungsumfangs neu kalkulieren.

Da dies bereits die dritte grundlegend überarbeitete Vertragsversion ist, die wir vorlegen bitte ich Sie die oben stehende Liste Ihrer Optimierungswünsche noch einmal aufmerksam zu prüfen und mir Ihr OK zu geben, bevor ich unseren Anwalt an den neuen Entwurf setze. Ich möchte so sicherstellen, dass der nächste Entwurf unterschriftsreif ist und wir keine wertvolle Zeit mit weitern Vertragsüberarbeitungen verlieren, um mit den anstehenden Projekten plangemäß loslegen zu können.

Bitte lassen Sie mich wissen, ob wir Ihre Optimierungswünsche umfassend und richtig verstanden haben und ob wir auf dieser Basis eine endgültige Vertragsversion für Sie in Auftrag geben können.

Ihr [schwer genervter Agenturgeschäftsführer]

In weiteren Beiträgen hier auf dem NB-Doc's Blog finden Sie E-Mail-Vorlagen zu folgenden Themen: