Wie Sie künftig alle Meetings pünktlich beginnen.

Meetings Ich liebe Meetings!. Nicht wirklich ... Eigentlich hasse sie inzwischen. Und damit bin ich wohl nicht alleine. Nicht, dass Meetings grundsätzlich schlecht sind. Im Gegenteil. Eigentlich könnten Sie ein effizienter Weg sein, wichtige Themen im Team zu diskutieren, Meinungen auszutauschen, gemeinsame Entscheidungen zu treffen, Aufgaben zu verteilen und zu terminieren, hätten nicht offensichtlich die meisten inzwischen vergessen oder nie gelernt, wie man wirklich produktive Meetings führt.

Meetings kosten Geld.
In meiner letzten Agentur hatte ich so eine Kollegin, die grundsätzlich zu jedem Meeting zu spät kam. Immer hatte sie eine Entschuldigung und immer gab es Wichtiges zu erledigen (wie vermutlich den Facebook-Account zu checken, eine Rezession für die Lunch-Location bei Yelp zu schreiben oder noch ein wenig mit der Kollegin aus London per Skype den neuesten Klatsch auszutauschen). Eines Tages nutzen wir Wartenden die Zeit, um mal auszurechnen, was uns beziehungsweise die Agentur das Warten auf die geschätzte Kollegin eigentlich kostet. Und kamen bei einer aktuellen Verspätung von immerhin schon 15 langen Minuten und bei 8 genervt wartenden Teilnehmern auf "Warteschleifenkosten" von immerhin ca. 50,- € (15 / 60 Minuten x 25,- € Stundenlohn x 8 Mitarbeiter). Wenn Sie diesen Betrag mal mit der Anzahl der verspätet beginnenden Meetings im Jahr in Ihrer Agentur multiplizieren, bekommen Sie mit Sicherheit ein beklommenes Gefühl dafür, was unpünktliche Mitarbeiter beziehungsweise verspätet beginnende Meetings Sie beziehungsweise Ihre Agentur wirklich kosten.

Zuspätkommer vernichten Produktivität und Kreativität.
Wer zu spät in Meetings kommt, unterbricht rücksichtslos produktive Phasen, und verärgert die pünktlichen Teilnehmer durch seine scheinbare Ignoranz und Unhöflichkeit, auch weil er ihnen signalisiert, dass seine Agenda beziehungsweise Zeit offensichtlich wichtiger sind, als die der anderen Teilnehmer. Schiebt man den Zuspätkommern nicht sofort einen Riegel vor, kann sich dieses Zeit- und Profit vernichtende Fehlverhalten ganz leicht zu einer richtigen Epidemie auswachsen. Getreu dem alten Egomanen-Motto "Wer zu spät kommt, der muss wenigstens nicht warten." kommt nämlich bald niemand mehr pünktlich, denn, wer zuerst kommt, der malt zuerst; in diesem Fall aber Blitze und Totenköpfe auf den Notizblock, vor lauter Wut und Langeweile.

Was aber tun, gegen solche notorischen Zuspätkommer?

Vorbildlich verhalten.
Zunächst einmal seien Sie Vorbild. Ich kenne nicht wenige Agenturen, denen ich helfen darf, produktiver zu arbeiten, wo der Fisch, wie man so sagt, vom Kopf her gewaltig stank. Dort waren es nämlich meist die Chefs, die alle Anderen im Meeting-Raum warten ließen. Das muss natürlich zunächst einmal aufhören. Seien Sie Vorbild! Und glauben Sie mir, nichts ist dem notorischen Späti peinlicher, als den Chef warten zu lassen.

Fehlverhalten klären.
Dann: Reden. Erklären Sie den betreffenden Mitarbeiter, wie sie durch ihr Fehlverhalten die Kollegen verärgern und der Agentur schaden, und stellen Sie klar, dass Sie diese Unpünktlichkeit nicht mehr tolerieren werden. Das hilft manchmal. Zumindest für eine gewisse Zeit. Stellt sich das alte Fehlverhalten wieder ein, müssen Sie zu härteren, aber effektiveren Methoden greifen.

Meetings konsequent pünktlich beginnen.
Beginnen Sie alle Meetings konsequent pünktlich, ohne Rücksicht auf Zuspätkommerinnen und Zuspätkommer. Wenn Sie Meetings professionell umsetzen (siehe hierzu auch meinen Beitrag zu effizienterer Meeting-Kultur [hier]), gibt es ein Meeting-Ziel und eine Agenda, die von den pünktlichen Teilnehmern in der Regel alleine abgearbeitet werden kann. Schließen Sie auf jeden Fall immer die Tür zum Meeting-Raum, um die Blamage für die verspäteten Teilnehmer ein wenig zu erhöhen. Ob Sie, als temporäre Erziehungsmaßnahme, die Tür tatsächlich verschließen, den notorischen Zuspätkommerinnen und -kommern damit die Teilnahme versagen und die Entschuldigung für deren Verspätung zum Agendapunkt Nummer eins des nächsten Meetings machen, bleibt Ihnen überlassen. Aber lehnen Sie es, als weitere erzieherische Maßnahme, bitte auf jeden Fall konsequent ab, bereits Besprochenes für die "Späties" zu wiederholen. Das hält die Anderen nur unnötig auf.

Kassieren Sie Wartegebühren.
Das erfahrungsgemäß wirkungsvollste "Erziehungsmittel" für notorische Zuspätkommer ist (wen wundert's?) das liebe Geld. Bitten Sie Verspätungsköniginnen und -könige doch einfach mal direkt zur Kasse. Legen Sie einen realistischen Betrag fest (pro Verspätungsminute und Teilnehmer) und verlangen Sie Erstattung der Wartekosten von der Zuspätkommerin beziehungsweise dem Zuspätkommer. Sammeln Sie die Verspätungsgebühren in einem Wartezeitsparschwein im Meetingraum. Daraus finanzieren Sie dann kleine Belohnungen für die ganze Agentur (natürlich nur für die, die immer pünktlich kommen!). Sollten Sie Skrupel haben oder auf massiven Widerstand stoßen, ziehen Sie die Verspätungsgebühren einfach vom Bonus ab und stellen Sie sicher, dass jede Zuspätkommerin und jeder Zuspätkommer genau versteht, auf welchen Bonus sie beziehungsweise er verzichtet, nur aufgrund ihrer beziehungsweise seiner notorischen Unpünktlichkeit.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter entscheiden,
wie man künftig mit Verspätungen in Meetings umgehen beziehungsweise mit welchen Mitteln und Maßnahmen man Unpünktlichkeit künftig begegnen möchte. Auf diese Weise beugen sich erfahrungsgemäß die notorisch Unpünktlichen eher ihrer gerechten Strafe und alle anderen sind hoch motiviert am Start, wenn es darum geht, erzieherischen Gruppendruck aufzubauen.

Wenn Sie ein wenig externe Hilfe gebrauchen können, die Meetingkultur in Ihrer Agentur zu verbessern und damit Ihre Produktivität zu erhöhen, steht Ihnen der New Business Director beziehungsweise seine Kontakterschule [hier] jederzeit und pünktlich gerne zur Verfügung.