Thomas Dietz schafft es, bis zu 6 Bälle gleichzeitig in der Luft zu jonglieren (siehe Video am Ende dieses Beitrags). Aber Thomas Dietz ist auch dreifacher Weltmeister. Selbst in meinen besten Zeiten war ich schon happy, wenn ich es mit drei Bällen geschafft habe. In meinem Job habe ich manchmal das Gefühl, ich müsse Tausende "Bälle" ständig in der Luft halten. Und jeder, der für New-Business verantwortlich ist, kennt das Gefühl nur zu gut. Die Datenbank ist prall gefüllt mit potenziellen Neukunden und wir sind stolz auf unsere mindestens vierstelligen Kontaktlisten bei Xing und LinkedIn. Der Monitor quillt über von Post-its, die uns daran erinnern sollen, diesen oder jenen losen Erstkontakt beizeiten nachzutelefonieren. Und dann ruft auch noch dieser Sternschmidt an und ich habe keinen blassen Schimmer mehr, wer das ist und was ich mit ihm beim letzten Mal besprochen habe. Albtraum! Effektives Customer-Relationship-Management (CRM) sieht anders aus. Da wüsste ich genau, wen ich wann aus welchem Grund unter welcher Nummer und zu welcher Zeit am besten anrufen sollte, wann wir zuletzt in Kontakt waren, was wir seinerzeit besprochen haben, wie die lieben Kinder noch heißen und was meinen prospektiven Neukunden sonst noch so umtrieb, bei letzten Mal, als wir sprachen.

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Als ich im Agenturbusiness startete, war das Magic-Tool und der wohlgehütete Schatz aller New-Business-Verantwortlichen ihr Rolodex. Eine durch und durch analoge Visitenkartendatenbank im Karussellformat mit begrenzter Speicherkapazität. Daneben eine täglich von der Sekretärin auf ihrer IBM-Kugelkopfschreibmaschine sauber getippte To-do-Liste, die es abzutelefonieren galt. So ging New Business früher.

Gottseidank gibt es heute clevere, digitale CRM-Tools und Apps. Und nein, Excel ist kein CRM-Tool! Einige extrem leistungsstark und gut integriert in wiederum andere Apps, aber teuer in der Anschaffung und trainingsintensiv. Andere, simpel, benutzerfreundlich und kostengünstig, aber oft nicht lange am Markt und häufig ohne die dringend gewünschten Features. Dass wir New Business ohne die Hilfe solcher praktischen Helferlein gar nicht mehr professionell betreiben könnten, ist wohl unstrittig, aber welches CRM-System ist das richtige, das Beste für uns?

Hier zunächst einmal ein paar sinvole Fragen, die Ihnen helfen, das für Sie passende CRM-Tool zu finden:

1. Ihr Anforderungsprofil / Ihre Wunsch-Features
Machen Sie sich eine Liste von allen Aufgaben, die Ihr neues CRM-Tool leisten muss. Ganz konkret, welche Features soll ihr CRM-Toll haben? Kontaktdatenbank, Task-Manager, Dokumentendatenbank und Aktivitäten-Log sind normalerweise die Basics jedes funktionierenden CRM-Systems. Unterteilen Sie IhreWunsch-Features in Must-haves und Nice-to-haves. Seien Sie kritisch und ehrlich. Je mehr Features, desto teurer und umso schulungsintensiver wird Ihr neues CRM-Tool.

2. All-in-one oder modular?
Ob Sie Ihre Wunsch-Features alle in einer App vereint oder besser mit verschiedenen Spezial-Apps abdecken, müssen Sie entscheiden. All-in-one, also integriert in eine Anwendung, ist meist komfortabler, aber Viele haben Angst, all Ihre wertvollen Daten einer App anzuvertrauen oder finden nicht die Eier legende Wollmilchsau und bevorzugen deswegen ein Potpourri von Spezialanwendungen.

3. Die Nutzer
Möchten Sie Ihre CRM-Anwendung in erster Linie alleine nutzen, zusammen mit einer Assistentin oder soll das ganze New-Business-Team, möglicherweise an verschiedenen Standorten auf das System zugreifen können? Falls Sie im Team arbeiten, darf jeder Mitarbeiter auf alle Informationen zugreifen oder brauchen Sie ein dezidiertes Berechtigungssystem? Wie technikaffin sind die Nutzer? Wie hoch darf der Schulungsaufwand sein? Welche Barrieren gibt es möglicherweise gegen ein neues CRM-System?

4. Sicherheitsfragen
Werden Sie der Anwendung vertrauliche, sensible Daten anvertrauen? Welche konkreten Sicherheitsanforderungen stellen Sie an die Anwendung? In der Regel gilt: Je sicherer eine Anwendung sein muss, umso mehr Abstriche müssen Sie bei der Zugriffsgeschwindigkeit und dem mobilen Zugriff machen. Können Sie zuversichtlich sein, dass der Anbieter noch lange am Markt sein wird? Erlaubt Ihnen das System, alle Daten in einem wiederverwendbaren Format zu exportieren (für den Fall, dass die Anwendung nicht weiter entwickelt wird oder Sie sich später für ein anderes System entscheiden)?

5. Plattformen
Auf welchen Plattformen muss die Anwendung laufen (Windows, Linux, Mac OS, IOS, Android etc.)?. Präferieren Sie eine cloudbasierte Anwendung oder auf Ihren Endgeräten installierte Apps? Möchten Sie auch von fremden Endgeräten über Standardbrowser auf Ihre Daten zugreifen können?

5. Budget
Was möchten Sie in ein CRM-System investieren? Präferieren Sie eine Einmalinvestition oder möchten Sie die Anwendung auf Abobasis bezahlen?

6. Ausprobieren
Die meisten Anwendungen erlauben einen kostenlosen Test, meist mit zeitlichen oder inhaltlichen Beschränkungen. Nutzen Sie dieses Angebot ausführlich und testen Sie verschiedene alternative Anwendungen, bevor Sie sich entscheiden. Suchen Sie nach Nutzerbewertungen auf den Plattformen im Web und fragen Sie Kollegen nach deren Erfahrung.

CRM-Tool Highrise
Als New Business Doctor nutze ich übrigens seit Jahren und mit Begeisterung Highrise, die cloudbasierte CRM-App des legendären Start-ups 37 Signals (heute Basecamp). Highrise ist der abgespeckte Bruder der umfassenderen Projectmanagementsoftware Basecamp und bietet alle wichtigen Funktionalitäten eines guten CRM-Systems. Highrise ist mein zentraler Hub für alle Kontaktdaten, To-dos, Kontaktprotokolle, den kompletten Schriftwechsel, Angebote und Honorarnoten. Highrise ist modular aufgebaut und funktioniert sowohl für Einzelkämpfer, wie den New Business Doctor, als auch für große Vertriebsteams. Die nutzerfreundliche, intuitive Anwendung ist cloudbasiert (damit entfallen Installation, Updates und lästige Back-ups). Außerdem sind die Daten von überall schnell und unkompliziert verfügbar) und läuft über jeden gängigen Internetbrowser und damit plattformunabhängig. Für den mobilen Zugriff über IOS und Android gibt es eigene Apps. Ich kann Highrise bedenkenlos empfehlen. Ein kostenloser Test lohnt sich.

Wirklich lesenswert: die revolutionären Tipps der Highrise-Macher für Start-up-Gründer und alle, die ihr Business effizienter und freudvoller gestalten möchten.