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Hätten Sie gewusst, was eine Eusymbiose ist? Das ist eine Form der Symbiose, bei der keiner der Partner ohne den anderen überlebensfähig ist. Und natürlich meine ich hier nicht Griechenland und die EU. Schon eher Werbetreibende und Agenturen. Oder Agenturen und Freelancer. Und schon bin ich nach nur fünf kurzen Sätzen mitten im Thema dieses Beitrags.

Freelancer sind heute schon für die meisten Agenturen eine unverzichtbare Ressource, um Neugeschäft gewinnen zu können und Projekte auf qualitativ hohem Niveau termingerecht abliefern zu können. Die Qualität und Leistungsfähigkeit der Agenturen hängt entscheidend von der Qualität, der kurzfristigen Verfügbarkeit sowie der Finanzierbarkeit ihres Freelancer-Pools ab. Dieser erste Teil des zweiteiligen Beitrags gibt wertvolle Tipps, wie Sie Ihren Freelance-Pool optimal aufbauen und organisieren.

In Zeiten immer volantilerer Kunden-Agenturbeziehungen, projektbasierten Aufträgen und kaum noch planbaren Auftrags- und Arbeitsvolumina, müssen Agenturen nach Wegen suchen, abzuspecken und skalierbare Leistungsbereitschaft sicherzustellen. Schnell müssen Agenturen vom Standbye-Modus in den Produktionsmodus umschalten können und sich dabei trotzdem von den Fixkosten (sprich Personalkosten) her, so flexibel wie möglich halten. "Fixkosten-Mimikri", um im eingangs gewählten Natur-Bild zu bleiben.

Und spätestens hier kommen die Freelancer ins Spiel. Als Söldner in Sachen Werbung stellen sie ihr Talent, Ihre Erfahrung und ihre Fähigkeiten gerne, aber meist nur temporär in den Dienst von Agenturen. Viele Agenturen könnten heute ohne Ihre Korona von Freelancern kaum noch Aufträge annehmen. Und (eh klar!) ohne Agenturen wären die meisten Freelancer arbeitslos. Eine Symbiose gegenseitiger Abhängigkeit. Ich behaupte mal: Eine Agentur modernen, schlanken Zuschnitts ist nur so gut, wie der Pool an Freelancern, auf die sie zurückgreifen kann. Nicht umsonst haben einige große, erfolgreiche Agenturen inzwischen eigene Freelancer-Portale, um ihren Führungskräften dabei zu helfen, schnell die richtigen Freelancer für einen bestimmten Job zu identifizieren, sie umgehend zu kontaktieren und auf Basis vorher vereinbarter Konditionen preisgünstig, compliance-gerecht und arbeitsrechts-konform zu beauftragen.

Für all die Agenturen, die nicht das Glück haben, eine Freelancer-Datenbank ihr eigen zu nennen, hätte ich hier ein paar wertvolle Tipps parat, wie Sie die besten Talente um Ihre Agentur scharen und diese optimal managen, zum Besten der Agentur, ihrer Kunden und der Freelancer selbst.

In Agenturen mit hohem Freelance-Anteil stehen und fallen nämlich die Qualität und das Renommee der Agentur mit der Professionalität und dem Können ihrer temporären Mitarbeiter. Nicht selten haben Freelancer Kontakt zum Kunden und repräsentieren die Agentur. Schon deswegen ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle Freelancer, dem hohen Qualitätsanspruch Ihrer Agentur standhalten und dieselben Werte teilen.

Tipp 1: Bauen Sie sich einen qualitativ hochwertigen Freelance-Pool auf.
Legen Sie sich eine Datenbank an, mit Freelancern, die Sie empfohlen bekommen und unbedingt mal kennenlernen wollen oder bereits kennengelernt haben. Notieren Sie sich – nach dem ersten Kennenlernen – deren Stärken, Erfahrungen, Vorlaufzeiten, Konditionen etc. So haben Sie immer sofort Zugriff, wenn's mal wieder pressiert, wie wir hier im Süden sagen.

Seien Sie gut vorbereitet. Wir machen ja hier Werbung und da kann sich bekanntlich alles täglich ändern. Deswegen: Erarbeiten Sie sich einen Pool potenzieller freier Helferlein, zum Beispiel für die Kategorien
(1.) Last-Minute-Weekend-Jobs,
(2.) A-Team, wenn's wirklich darauf ankommt, zu glänzen und
(3.) Junior-Team, für alles, was einfach nur ordentlich weggearbeitet werden muss.

Professionelle Freelance-Vermittler, wie zum Beispiel DESIGNERDOCK sind eine gute sowie kompetente und zeitsparende Quelle und ein sinnvoller Startpunkt, um schnell die richtigen Freelancer zu finden. Die Vermittlungsgebühr zahlen hier in der Regel sogar Ihre Freelancer. Facebook-Gruppen, wie zum Beispiel "Agentur-Jobs-Deutschland" sind ein weiterer guter Marktplatz, um neue Freelancer zu akquirieren und kennenzulernen.

Tipp 2: Frischen Sie Ihren Freelance-Pool laufend auf.
Wenn Sie Tipp #1 bisher noch nicht kannten, Sie nun dringend Freelancer brauchen und nicht wissen, wo Sie suchen sollen, kommt meist Hektik auf. Nutzen Sie doch Zeiten mit weniger Stress und Druck (oder gibt's die gar nicht bei Ihnen?), um sich umzuhören, Tipps bei Kollegen und Ex-Kollegen einzuholen. Laden Sie vielversprechende Freelancer-Empfehlungen zu einem Kennenlerngespräch zu sich in die Agentur ein. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, regelmäßig neue Freelancer kennenzulernen, denn erfahrungsgemäß trennt sich die Spreu schnell vom Weizen und es bleiben nur wenige freiberufliche Talente übrig, die für Ihre Aufgaben in Frage kommen und Ihren qualitativen Ansprüchen genügen.

Tipp 3: Machen Sie eine "Probefahrt" mit neuen Freelancern, abseits der wirklich heißen Projekte.
Setzen Sie neue Freelancer nach Möglichkeit immer zunächst auf Projekten ein, die weniger zeitsensibel und weniger wichtig sind. Meine Erfahrung zeigt, dass selbst hochgelobte Freelancer, manchmal nicht hohen Erwartungen erfüllen oder es gerade am Anfang der Zusammenarbeit eine Reihe von Startschwierigkeiten gibt. Dann ist man froh, über einen ausreichenden Zeitpuffer zur Nachbesserung beziehungsweise dass der betreffende Job unter dem Radar der Geschäftsleitung beim Kunden flog.

Tipp 5: Machen Sie Rahmenverträge vorab.
Sie werden es nicht glauben, aber ich erlebe ständig, dass Agenturen Freelancer beauftragen, ohne detailliert über die Vergütung gesprochen zu haben. Zu überwältigend scheint das Glück, endlich jemand Kompetentes gefunden zu haben, der den dringenden Job erledigt. Zu kleinlich die Frage nach der Vergütung. Ist der Job dann erledigt, folgt die unangenehme Überraschung: Der Freelancer hat länger benötigt, als gehofft. Die Kosten übersteigen vielleicht sogar die Einkünfte. Das Projekt, bestenfalls ein Nullsummenspiel. Viel zu spät geht dann das Nachtarocken los; ärgerlich und frustbehaftet für beide Seiten.

Deswegen: Einigen Sie sich bereits im Vorfeld, also zum Beispiel schon im Rahmen des Kennenlerngesprächs auf verbindliche Konditionen mit Ihren Freelancern (Tagessätze, Wochenend- oder Nachtzuschläge, Zahlungsziele, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Reisekosten etc.). So wissen Sie schon vorher, welche Freelancer Sie sich, für welche Projekte leisten wollen oder können. Einen Mustervertag für Feelancer finden Sie [hier]. Vereinbaren Sie bereits im Vorfeld Mengenrabatte, für den Fall, dass Sie bestimmte Beauftragungsumfänge in einem bestimmten Zeitraum erreichen. So können Sie Kosten einsparen, wenn Sie sich künftig bei der Auftragsvergabe auf einige wenige Freelancer aus Ihrem Pool konzentrieren.

Und wo wir eh schon beim Geld sind, reservieren Sie schon bei Ihrer Jahres-Cashflow-Planung ein realistisches Budget für Freelance-Kapazitäten ein, damit Sie später in aller Hektik nicht auch noch laufend mit Ihrem CFO raufen müssen.

Tipp 6: Planen Sie Kapazitäten vorausschauend.
Ein frommer Wunsch in unserem immer schneller werdenden Geschäft. Ich weiß. Trotzdem erstaunt es mich immer wieder, dass selbst dort, wo Kapazitätsengpässe vorhersehbar sind (Urlaubszeiten, Jahrespräsentation, Saisons etc.), oft bis zur letzten Minute gezögert wird, Freelancer-Kapazitäten zu reservieren. Erst wenn Holland wirklich in Not ist, werden die Freelancer kontaktiert und – raten Sie mal! – sind schon anderweitig gebucht. Alternativen müssen organisiert werden. Mit all den Nachteilen und Risiken, die wir schon weiter oben besprochen hatten.

Es lohnt also dem Thema Freelance-Beschaffung und der Beziehungspflege – analog dem sonstigen Personal-Management - einem hohen Stellenwert einzuräumen.

Mehr zum Thema Freelancer und deren Bedeutung für Ihr Agenturgeschäft sowie 6 weitere Praxis-Tipps, wie Sie Ihre Freelancer optimal einsetzen im zweiten Teil dieses Beitrags [hier].

Warum Sie Ihre Freelancer selbstbewusst und offen Ihren Kunden vosrtellen sollten lesen Sie in meinem Beitrag «Höchste Zeit, Ihre Freelancer zu outen!»